Kommunal digitalisering – en utmaning

Kommunal digitalisering - en utmaning

Digitalisering är att utforma eller omskapa en verksamhet utifrån den digitala teknologins möjligheter. Att digitalisera en verksamhet är en verklig utmaning, eftersom det kräver både stor kunskap om digitaliseringens möjligheter, och om verksamhetens kärnuppgifter. Det innebär att det behövs en dialog och ett effektivt samarbete mellan experter inom verksamheterna och experter inom digitalisering, ett samarbete på jämlika villkor och med en gemensam strategi och handlingsplan med tydliga mål.

Rätt förutsättningar för en modern socialtjänst

Som förutsättning för effektiv och modern socialtjänst behöver organisationen renodla informationshanteringen så att processer kan bli helt digitala utan papper. Man använder ordet digitalisering d.v.s. omvandla analoga processer, objekt och tjänster till digitala. Många processer inom socialtjänsten längst ut i verksamheterna finns både i dator och på papper.

Kommunal digitalisering har under de senaste 30 åren har mest handlat om smarta skrivmaskiner, tillgång till internet samt verksamhetsbaserade verksamhetssystem. Några områden använder e-tjänster till delar av processen men ytterst få processer är helt papperslösa.

Sedan 2017 finns det statliga styrdokument som även omsatts till sektorvisa nationella handlingsplaner. En del statliga myndigheter har effektiviserat verksamheten på ett mycket effektivt sätt som t.ex. Skatteverket, Försäkringskassan och Bolagsverket medan andra gjort det mer försiktigt.

Kommande utmaningar för kommunerna

Inom EU arbetar man offensivt med transparent digitalisering så att varje land har en väg in för ärenden, meddelanden och ekonomiska transaktioner. Alla känner till GDPR-förordningen och dess inverkan, i slutet av 2022 så gäller en ny förordning SDG-förordningen (Single Digital Gateway eller En gemensam digital portal till Europa)

Den första etappen består av en ny version av portalen Your Europe som innehåller information från statliga myndigheter i hela EU. Nästa etapp sker i december 2022 då alla kommuner och regioner ska bidra med information till portalen.

Sista etappen för genomförandet sker i december 2023. Då ska även digitala tjänster finnas på plats som gör det möjligt utföra digitala ärenden över gränserna. En bärande princip för SDG-förordningen är att uppgifter från privatpersoner och företag enbart ska lämnas en gång till det offentliga.

Man ska kunna starta företag i ett annat land och kommun som ett konkret exempel.

Betalningstjänster mellan länder och företag har fungerat sedan många år tillbaks via tjänsten och standarden Peppol.

Certifierad GDPR hantering

De flesta har tagit del av innehållet i GDPR och snart kommer kommuner att behöva certifiera sig i GDPR-förordningen och det kommer att ske genom en för EU-gemensamt certifieringsorgan.

Ny processbaserad diarieplan

Regionaliseringen och effektiviseringen i ett digitalt Sverige kräver att vi har en gemensam diarieplan för alla ärenden och statliga myndigheter har tvingats till den nya processbaserade diarieplanen Samrådsgruppen Klassa 2.1. För kommuner är det redan idag rekommenderat och fram till 2023- 2025 bör alla kommuner intagit den nya diarieplanen.

Digitala arkiv för bevarande

Många kommuner har påbörjat arbetet med digital arkivering men väldigt många har inte påbörjat arbetet. Det räcker nämligen inte att ha ett tekniskt e-arkiv man måste även ha system som kan leverera data från e-tjänster i systemen och ut till avställning. De flesta kommunala system klarar inte av denna hantering.

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *